Planificación de un evento hace más de dos décadas

¿Cómo era la planificación de un evento hace 20 años?

Para los que tenemos edad suficiente para recordar los años 90, parece difícil volver atrás. Desde el punto de vista nostálgico, hay muchas cosas divertidas que recordar: el programa de televisión Beverly Hills 90210, los monos vaqueros y las cintas VHS. ¿Y quién puede olvidar la plétora de boy bands? Pero desde el punto de vista de la tecnología y de la gestión eficiente de un evento, a alguien en una máquina del tiempo le costaría volver y querer quedarse. He aquí algunas cosas que han cambiado.

Registro

Saca la caja de zapatos y las fichas. Las insignias se enganchaban a ellas y se organizaban al estilo de un Rolodex. ¿Te acuerdas de eso? No se puede facturar antes de tiempo. No hay pase rápido. Ponte tus zapatos cómodos. Estás esperando en la cola para conseguir esa placa y cuando lo haces, no hay cordones. Se te va a pegar o se te va a clavar.

Ni siquiera mencionaremos cómo cada uno de sus clientes requería su propia carpeta de papel. Gracias a la tecnología, hoy en día tenemos el registro de entrada a través de una aplicación móvil y los horarios de las reuniones pueden sincronizarse con tu calendario privado.

Los asistentes tenían números de teléfono y los compartían con las personas con las que vivían

¿Recuerdas los teléfonos de casa? Ahora llamas a alguien y lo local izas porque todo el mundo parece tener un teléfono móvil personal, pero antes llamábamos a su casa y a saber quién lo cogía. O dejabas un mensaje en un contestador automático y esperabas que nadie lo borrara antes de que el destinatario lo escuchara. Y a veces tienes una señal de ocupado.

Si necesitabas asistencia inmediata, utilizabas un bíper

Los profesionales de eventos de todo el mundo tenían estos pequeños dispositivos del tamaño de los envases de Tic Tac que vibraban y daban un número de teléfono. Entonces tenías que encontrar un teléfono de pago <gasp> o sobornar a alguien para que te permitiera utilizar su teléfono de empresa. Esto suponía un gran riesgo por su parte, ya que tenían que pagar las llamadas de larga distancia (y la larga distancia podía ser la siguiente ciudad).

Si es usted muy mayor, recordará el predecesor de los beepers, los localizadores. Estos artículos eran aún más grandes -del tamaño de una caja de lápices de colores muy estrecha- y lo único que hacían era vibrar. Cuando lo hacían, tenías que volver a buscar ese temido teléfono de pago y llamar a un servicio que luego te daba el mensaje.

Invitaciones

Los enviaste – en papel por correo. Has pagado los gastos de envío y las fotocopias en Kinkos y has respondido a una pregunta tras otra por teléfono. No había ninguna página web a la que remitirse, al menos no para un evento normal. Los de gran escala operaban de esa manera, tal vez. Y pediste una confirmación de asistencia que, o bien enviaron en forma de invitación de boda, o bien te llamaron para decirte si iban a venir o no. Y lo seguiste a mano, quizá en un documento de Word en tu ordenador si eras súper sofisticado y tecnológicamente avanzado.

Disponibilidad

Hoy, las cosas son más urgentes y estar de guardia es una expectativa. Con los teléfonos móviles y el correo electrónico no sólo se puede contactar con el individuo las 24 horas del día, sino que con las redes sociales, las pesadillas de relaciones públicas pueden ocurrir a cualquier hora del día o de la noche. Los profesionales de los eventos son accesibles, o se espera que lo sean, todo el tiempo. Esto ha añadido una capa de estrés que no existía en los años 90. Pero con ese estrés viene la movilidad. No estás atado a un escritorio y no te aniquilan con mensajes cuando llegas de un sitio. Puedes atender una llamada mientras te desplazas.

En conclusión

Después de leer esto, seguramente estarás agradeciendo a tu colega de la suerte que hoy estés celebrando eventos y que los años 90 se hayan acabado. Y ni siquiera me he puesto a hablar de cómo eran las diapositivas de PowerPoint o del molesto clip/chupón de Word. No sabíamos lo difícil que lo teníamos. Fiesta en.

Por suerte, dos décadas después contamos con tecnología punta en la nube que nos permite agilizar nuestros eventos como nunca antes.
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