Los mejores consejos de gestión de eventos que los planificadores de eventos nunca deberían seguir

Este artículo habla de los peores consejos que escuchan los planificadores de eventos – y si eres un planificador de eventos asegúrate de leer este post:

Cuando dejé mi trabajo en la empresa y comencé mi propio negocio, tuve varios amigos bien intencionados que me enviaron descripciones de puestos de trabajo con correos electrónicos amables que decían: «Pensé que podría interesarte». No lo entendieron realmente. No era una fase por la que estuviera pasando. Era algo a lo que me comprometí para que fuera un éxito. Después de tres años haciendo lo mío, mi madre todavía me pregunta cuánto tiempo pienso «hacer esto», como si fuera un capricho pasajero.

Los consejos pueden tener la misma aplicación errónea. Y los planificadores de eventos escuchan mucho. Todos los que han organizado alguna vez una fiesta creen que eso les capacita para planificar eventos. Claro que algunas personas tienen una habilidad natural, pero la mayoría de las personas ajenas al sector no entienden lo que conlleva la planificación. Seguramente por eso hay tantos consejos pésimos por ahí. Aquí están algunos de mis favoritos:

Sorpréndelos y no notarán nada más.

Sorprender a su público es estupendo, pero no le da licencia para ignorar los detalles. Si lo hace, alguien se dará cuenta y esa experiencia «wow» perderá su brillo.

No te preocupes por escribirlo. Me acordaré/te acordarás.

No lo hará así, ni insistirá en que el proveedor con el que trabaja lo añada al contrato. Si no está por escrito, no existe.

Esperar la inspiración.

Y esperar y esperar…

Los asistentes disponen de sus propios puntos de acceso WiFi. No les importará.

Esto será lo primero de lo que se quejen, incluso los que tienen puntos de acceso.

A mis asistentes no les gustará una comunidad online o no les gustan tanto las redes sociales.

Esto es algo que suele decir el cliente del evento cuando la media de los asistentes es de mediana edad y mayor. No le hagas caso. Están en las redes sociales. Utilizan la tecnología.

El marketing de recomendación se producirá de forma orgánica

Inserta cualquier tipo de marketing en este consejo porque mucha gente cree que el marketing simplemente ocurre. No ven la extraordinaria cantidad de trabajo que hay debajo de la punta del iceberg del marketing. Nunca olvides pedir lo que quieres que la gente haga. Seguro que pueden decir que no, pero también es la única manera de que digan que sí. En un estudio publicado en el Journal of the American Society for Psychical Research en 2009, estimaron que el 53% de la población es psíquica. Aun así, no vale la pena el riesgo. Sólo tienes que pedirlo.

No te preocupes por lo que pueda salir mal

En primer lugar, este consejo es un arma de doble filo. Si no te preparas para lo que puede ir mal, no estarás preparado cuando ocurra, pero si te preocupas por todo lo que puede ir mal, estarás tan angustiado que no querrás salir de la cama. En su lugar, juega con las probabilidades. Prepárese para las cosas que suelen salir mal. Por ejemplo, cuando me casé tuve la brillante idea de hacer mis propias flores, desde los centros de mesa hasta los boutonnières.

Mi fotógrafo también pidió un boutonnière. En ese momento me sentí un poco molesto, pero accedí a su petición. Conté y conté mis números asegurándome de que ninguno de los padrinos de boda se quedara fuera. Resulta que tenía razón sobre los padrinos de boda y me olvidé del novio. Mi fotógrafo había visto cómo esto sucedía en innumerables ocasiones y su petición no era más que una salvaguarda para evitarlo. Prepárate para las cosas que sabes que pueden ocurrir, como la lluvia el día de un evento al aire libre, pero no te preocupes por un apocalipsis zombi. Simplemente no hay tiempo suficiente.

Tenemos suficientes voluntarios

Vale, esto no es un consejo sino un error muy común. Si hay gente que se ofrece, acepta su oferta. Sabe que el personal de su evento estará corriendo de un lado a otro para atender las necesidades de última hora. Los voluntarios pueden ayudar a los puestos del personal (como el registro o el mostrador de información, si se dispone de ellos) para que el personal pueda ocuparse de asuntos más importantes.

No te preocupes por los recuentos exactos. La cocina siempre hace un poco más.

Cierto, sólo si con «hace un poco más» te refieres a que puedes pedir una pizza desde el móvil.

Un medio es suficiente

A menudo oirás decir a la gente que ha enviado un correo electrónico. Nunca hay que limitar la comunicación a un solo medio de comunicación. Envíe un correo electrónico, coloque la actualización en su aplicación y en la tecnología del evento, y anúnciela en el evento si es necesario. Nunca se sabe cuándo alguien no está prestando atención y lo último que se quiere es recibir información de que nunca recibieron la información crítica.

El trabajo en red simplemente ocurre

¿Plantas un jardín o sólo esperas que un pájaro deje caer una semilla de rosa justo donde la quieres? Es fácil pensar que el networking se produce de forma orgánica, y puede ser así, pero tampoco está de más darle un pequeño empujón. Ayude a los que asisten por primera vez a aclimatarse. Ayude a los asistentes solitarios a conocer a su tribu.
Conexiones
hará que la gente vuelva, así que asegúrate de ayudarles a que esto ocurra.

No es necesario el entrenamiento de tirador activo

Sé que esto suena un poco catastrofista, pero un organizador de eventos que está a cargo de mucha, mucha gente, debería al menos conocer las mejores prácticas en situaciones de violencia. Ahora es un requisito del trabajo.

Derrochar siempre en comida

Los eventos se han vuelto muy personalizados. Aunque esta información es generalmente buena y se ajusta a la mayoría de los públicos (a todo el mundo le gusta comer), hay algunos casos y algunos grupos a los que les conviene gastar su partida presupuestaria de «derroche» en algo distinto a los comestibles.

Al cliente no le importará

Un planificador de eventos de éxito presenta las opciones al cliente con antelación, de modo que no es necesario firmar cada decisión si la opción principal no está disponible. En lugar de cambiar el evento de abril a mayo sin consultarlo con el cliente porque estás seguro de que «no le importará. Todavía es primavera», o en lugar de tener que volver a cada fecha, tener varias que él haya aprobado de antemano. Esto le ahorrará tiempo y esfuerzo.

En conclusión

Las opiniones son como los parientes molestos, todo el mundo tiene una. En última instancia, depende de ti si escuchas los consejos de los demás o no. (Aunque le sugerimos encarecidamente que no utilice ninguno de los malos consejos de este artículo). Pero recuerde que muy pocos de los que dan consejos conocen a sus asistentes y clientes como usted. La personalización según sus preferencias es lo que importa y lo que hace que un organizador de eventos tenga éxito hoy en día.

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